第四部分??? 物流、资金流和信息系统
为了实现物流、资金流以及信息流的分流，特设计胡庆余堂健康酒业有限公司的物流、资金流和信息流流程图（如图4-1）
 

图4-1??? 物流、资金流和信息流流程图

第一节??? 物流系统
一、客户订货和货物发出程序（如图4-2）

1. 办事处主任建议客户订货；
2. 客户提出要货；
3. 办事处主任按客户要求向财务提出要货；
4. 财务核实上批货款状况后开具发货单（一式四联，见附录4-1）；
5. 省办主任审批签字，送货单留省办财务一联（以查核送货情况）其余三联给物管人员；
6. 送货人员送货至市办所在地并与市办主任送货至客户；
7. 市办主任在三联上签字，客户在三联送货单上签章；
8. 市地办事处主任留存一联以备催款用，客户留存一联，另一联送回至省办财务存档，并将此次焦急记录入客户档案，并及时传真给公司市场部，市场部记录入客户档案后送至分管市场财务部，每月25日由省办财务将送货单原件汇回至公司市场部存档。

图4-2??? 订货流程

二、退货管理细则
为了加强市场管理，降低销售发运费用，使产品退货管理规范化、制度化、特制定本管理办法。

1. 产品退货情况

①? 产品质量原因的退货：指产品破损和其他证明不符合标准的退货。
②? 发错货物的退货：指公司相关人员货发运员造成的错误发货的退货。

1. 产品退货费用的承担
1. 产品质量原因的退货所造成的费用由公司承担。
2. 发货错误的退货造成的费用由相关人员或发货员承担。
2. 产品退货程序
1. 地级市办事处主任填报退货申请，内容包括退货原因、明细、相关责任人。
2. 省级财务收到退货申请，报省级办事处主任审批签字。
3. 省办财务填制红字送货单，在省办主任签字后交给送货员，送货员将红字送货单送退货单位签字、盖章。
4. 送货员将所退货物送回省级办事处，财务办理验收入库，并在客户档案上记录，将红字送货单回单一联存档，并传真给公司市场部，原件在25日汇回公司市场部。
5. 公司市场部在收到红字送货单传真时，在客户档案上记录，并及时将信息传递公司财务部进行调账、登账。

第二节??? 资金流系统
一、客户回款和催款程序（如图4-3）
 

图4-3??? 回款、催款流程

1. 回款：客户订货或合同终止期前需付清未付所有款，货款采用汇票，或电汇转账方式直接汇至合同中要求的银行账号。
2. 收款信息反馈：分管市场的财务经理应在每月20日将回款通知发给客户（见附录4-2），对于接收到的每笔货款应及时通知市场部，由市场部向该归口办事处反馈客户回款信息，并记入客户档案。每月25日前，公司市场部应将办事处回款状况明细（见附录4-3）传真给各办事处，并催促各办事处进行催款事宜。
3. 催款：在规定期限没能回款的客户，或客户经营状况出现大的变动等，需及时请示省办主任，对于省办主任也未解决的问题，应及时请示市场部。

??? 二、发票使用管理办法

1. 发票的申领
1. 办事处主任必须按照发货的品种、规格、数量、单价经销单位等情况如实填写“发票申领单”。
2. 办事处财务通过查账查明该单位发货未开票的品种、数量，对“发票申领单”的内容进行审核，以确定是否开票。
3. 对发票申领的个人规定

A?? 个人购物不能开具增值税发票；
B?? 对发货单位和申请开票单位不一致的不能开具发票；
C?? 对开票单价和发货单价不一致的不能开具发票；
D?? 对已开票未回款金额超过规定限额的单位不能在开具发票。

1. 发票的开具
1. 办事处财务根据审核后的“发票申领单”的当天开具发票；
2. 办事处财务必须认真开具发票，因人为原因开错发票，将按公司规定罚款；
3. 办事处财务必须在开票当天寄出发票，最迟不能超过次日。

??? 三、退票管理
发票开具后，但客户未回款或未按发票金额要求回款，该发票应及时退回省办财务作注销处理。

第三节??? 物流管理系统
一、信息流管理系统图示（如图4-4）

图4-4??? 信息流管理
二、业务员

1. 工作日记（见附录4-4）。业务人员每日下班前整理工作日记，第二日上班前将工作日记上交给办事处主任审阅批示，批示情况应反馈给业务人员；
2. 终端随访记录（见附录4-5）
3. 终端包装、户外包装、促销活动实施记录（见附录4-6）
4. 消费者调查记录。每月每业务员至少要进行30个消费者的调查，调查表（见附录4-7）
5. 月份拜访计划表（见附录4-8）；针对重要网点需要制定月份拜访计划表
6. 月份区域竞争对手调查表（见附录4-9）

三、市地级办事处主任

1. 销售商随访记录（见附录4-10）
2. 销售商业绩效评估表（见附录4-11）
3. 销售商订货催款；
4. 对业务人员工作检查；
1. 工作日记批示；
2. 消费者调查信息统计；
3. 终端维护掉朝并填写终端抽查记录（见附录4-12）

原则：A?? 每月必须对每个业务人员工作进行抽查；
B?? 抽查率不得不少于业务人员工作的10%。

1. 区域周报（见附录4-13）
2. 每月工作报告在省办例会召开时交省办主任；
3. 促销计划和媒体建议（见附录4-14）；
4. 评选业务员英雄事迹（见附录4-15）。

四、省级办事处

1. 对整个市场人事安排和考核；
2. 对各个市级办事处的检查和评价，并填写检查报告
3. 每周召开一次全省工作例会，并作好会议记录；
4. 办事处费用预算申请；
5. 建立客户档案；
6. 建立各下级市场分类档案（人事、考核、市场推进、促销竞争）；
7. 媒体建议和实施监控。

五、省办财务（由公司财务部任命）

1. 省办的资金、财产的账务管理；
2. 省办费用的申领；
3. 省办宣传品的保管和发放。

六、省办内勤兼出纳兼热线管理

1. 省办公室的清洁、出勤；
2. 协助省办事处主任整理档案和档案管理；
3. 现金的管理、办公用品的管理；
4. 热线管理并作好热线记录。

七、市场部

1. 各级市场人事分类档案；
2. 各级市场代理商分类档案；
3. 各省级市场进货销售档案；
4. 销售目标的制定；
5. 各省级市场工作监督、检查、每月必须进行一次全面考核（报告见附录4-20）；
6. 分管市场财务、物管部的沟通合作。

结论：

1. 销售系统时营销系统的基础。销售系统上企业营销策略实施和运行的平台，若没有稳定的合适的销售系统，再好的营销策略最终都会走向失败。
2. 销售系统的建立时在动态中不断寻求平衡。销售系统应随着企业发展、营销战略调整、经营环境改变、竞争对手变化、消费者需求而不断进行调整。
3. 不断完善销售管理系统时市场经济的客观需要。保健品行业竞争的加强，特别时具有先进管理和市场经验的国外企业进入，客观上也要求企业加强管理、强化先进的、适合的营销系统的建立。
4. 企业要树立品牌，也需要良好的销售系统为其提供坚实的基础。
5. 建立适宜的销售管理系统时为了更好的满足现代消费者越来越高的要求。

消费者消费的理性化和成熟化，必然要求企业加强内功修炼，为消费者提供****的满意度。